Erve Uutiset on Suomen Erillisverkot -konsernin julkaisema verkkomedia. // Erillisverkot Twitterissä

Vieraskynä // 4.4.2018

Viestinnän merkitystä poikkeustilassa ei voi korostaa liikaa

Koulutuksen ja harjoittelun merkitys on suuri, kun kunnat varautuvat häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin. Avainasemaan nousee viestintä. Vuoden 2017 lopun sähkökriisi Kainuussa antoi ajateltavaa muun muassa Virve-verkon käytön ja toimintavarmuuden osalta, kirjoittaa Kuhmon kaupunginjohtaja Tytti Määttä.

Tykkylumi aiheutti suuria haasteita muun muassa Kainuussa talvella 2017–2018.

Kainuun sähkökriisistä on nyt kulunut tovi. Maaliskuussa 2018 Kainuussa järjestettiin tulva- ja pato-onnettomuusharjoitus KIEHIMÄ18. Harjoituksessa Kainuuseen kuviteltiin poikkeuksellisen suuri tulva ja samanaikaisesti vesistön voimalaitospadoilla ilmeneviä häiriötilanteita ja mahdollisesti myös onnettomuus.

Olen toiminut kuntajohtajana nyt pian yhdeksän vuotta. Tänä aikana olen saanut osallistua monenlaisiin koulutuksiin ja harjoituksiin. Mieleen ovat jääneet muun muassa sarjassaan Suomen ensimmäinen erikoismaanpuolustuskurssi kuntajohtajille ja Pohjois-Suomen AVI:n järjestämä kriisiviestinnän kurssi. Erilaisia normaaliolojen poikkeustilanteita olen kohdannut aiemmin mm. Vaalaan sattuneen syöksyvirtauksen aikana kesällä 2015 ja äkillisesti alkaneen maahanmuuton koskiessa Pohjois-Pohjanmaata.

Normaaliolojen häiriötilanteisiin varautuminen on aina ollut osa johtajan työtäni. Aluehallintovirasto ja Pelastusopisto järjestävät viranomaisille runsaasti maksutonta tai hyvin edullista koulutusta normaaliolojen häiriötilanteisiin ja poikkeusoloihin liittyen. Perustaidot kannattaa hankkia näistä tilaisuuksista. Tietojen päivittäminen säännöllisesti on yhtä tärkeää.

Harjoittelu puolestaan auttaa hahmottamaan yhteistyökumppanit, tarpeet ja tiedottamisen merkityksen. Ilman harjoittelua yhteistyö ei suju tosipaikan tullen. Tämä koskee niin omaa organisaatiota kuin yhteistyökumppaneita.

Tässä kirjoituksessa keskityn viestinnän merkitykseen kriisitilanteen hoidossa. Olen aiemmin maa- ja metsätalousministeriön pyynnöstä kirjoittanut blogin Kainuun sähkökriisistä, joka on luettavissa täältä.

Tilanteen johtaminen edellyttää tilannekuvaa

Jotta voi johtaa tilannetta, on oltava tilanteen tasalla eli hankittava ajantasaista tietoa ja ennusteita. Lisäksi on tiedotettava ja käytävä vuoropuhelua yhteistyötahojen kanssa.

Kainuun pelastuslaitos hankki tietoa Kainuun sähkökriisin aikana kunnilta ja muilta yhteistyötahoilta, esimerkiksi ennusteita Ilmatieteen laitokselta. Kuhmon kaupunki hankki tietoa kyläyhdistyksiltä, asukkailtaan ja viranomaisilta. Uskon, että hyvällä yhteistyöllä tilannetta johtanut pelastuslaitoksen johtaja pysyi hyvin tilanteen tasalla.  Kuhmon johtoryhmälle äärimmäisen tärkeäksi yhteistyökumppaniksi muodostuivat kyläyhdistykset.

Mikäli organisaatio ei viesti normaalioloissa, sen on vaikea onnistua kriisissä viestiessään. Kriisiviestinnän ohjeistus tulee olla hyväksytty ja läpikäyty. Mikäli kriisiä osataan ennakoida, etukäteisviestintä varautumisesta korostuu. Hyvällä viestimisellä saadaan ihmiset toimimaan ja ehkäisemään isommat vahingot.

Mikäli organisaatio ei viesti normaalioloissa, sen on vaikea onnistua kriisissä viestiessään. #kokonaisturvallisuus #Kuhmo #Virve

Parhaillaan käynnissä olevan KIEHIMÄ18-harjoituksen aikana olemme kartoittaneet tulvariskin vaarassa olevia kotitalouksia ja yhteystietoja sekä laatineet valmiita tiedotteita. Harjoittelu on osoittanut, kuinka tärkeää on varautua myös viestintään.

Kriisin aikana säännöllisesti, monikanavaisesti ja kohdentaen

Kriisin aikana tulee viestiä reaaliaikaisesti, säännöllisesti ja luotettavasti. Väärät tiedot tulee korjata. Kriisitilanneviestintää tulisi harjoitella myös paikallisten medioiden kanssa. Erityisesti radion kautta tapahtuvaan viestintään tulisi harjoittelussa kiinnittää huomattavasti nykyistä enemmän huomiota. Radion merkitys korostuu pitkäkestoisissa ja laajoissa sähkökatkoksissa.

Viestinnän kohteiden ja sisältöjen määrittely on myös tärkeää: mitä viestitään asukkaille, mitä viranomaisille, entä kaukana oleville ikäihmisten omaisille tai vaikkapa niille, joita kriisi henkilökohtaisesti koskettaa. Viesti on saatava perille myös kaikissa tilanteissa.

Viestimet tulee valita tilanteen mukaan ja pyrkiä viestimään monikanavaisesti. Sosiaalinen media on hyvä väline niin kauan kuin laitteet ja verkot toimivat. Tekstiviestit, printatut lehtiset, megafonit, ovelta ovelle kiertävät henkilöt ja vastaavat tulee miettiä valmiiksi eri tilanteisiin. Hyvä viestintä rauhoittaa parhaimmassa tapauksessa tilannetta. Siksi kannatta viestiä myös siitä, mitä on tehty ja millaisin tuloksin.

Kriisin jälkeen viestintää jatketaan, kerätään palautetta ja opitaan

Kun kriisi on menossa ohi, viestintää ei saa lopettaa. Viestinnässä korostuu tällöin muun muassa tuhojen laajuudesta tiedottaminen, niiden hoitaminen ja jälkihoidon saatavuus.

Varsinkin, jos kyse on yhteisöä kohdanneesta henkisestä kriisistä, voi olla, että viestimistä tarvitaan säännöllisesti pitkään. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi paljon ihmisuhreja vaatineet onnettomuudet.

Kriisin jälkeen on aika kerrata, mitä opittiin sekä järjestää palautetilaisuudet ja mahdolliset koulutukset. Lisäksi viestinnässä tulisi kriisin jälkeen kiinnittää huomiota kiittämiseen ja analyysiin tapahtuneesta.

Virve-verkon toiminta varmistettava kaikissa tilanteissa

Erillisverkot varmistaa yhteiskunnan toimivuutta turvaamalla viranomaisten viestintää. Useissa harjoituksissa olemme opetelleet myös Virve-puhelinten käyttöä. Puhelimen käyttö on turvallisuusviranomaisille tuttua, mutta meille kuntien ja maakuntien henkilöstölle vieraampaa.

Kainuun sähkökriisin aikaan Virve-puhelinta ei käytetty aktiivisesti viestintään. Jälkeenpäin ajatellen olisimme voineet käyttää. Ajatuksia itselläni herättää myös se, että paikallisesti tunnemme toisemme eri viranomaisten kesken. Ihmiselle, joka on tottunut viestimään pikaviestipalveluiden kautta, tuntuu piinaavalta odottaa viranomaispyynnön menoa virallista reittiä lähialueen tutulle toimijalle. Näitäkin asioita olisi harjoittelussa syytä selkiyttää ja sopia, missä määrin paikalliset voivat viestiä keskenään.

Kuhmon kaupunginjohtaja Tytti Määttä

Tytti Määttä

Erityisesti raja-alueilla rajaviranomaisen, pelastuslaitoksen ja kuntien välistä yhteistyötä tulee tiivistää. Viranomaisten tulee harjoitella yhdessä ja laatia suunnitelma siitä, miten eri alueiden osalta toimijat vastuutetaan normaaliolojen häiriötilanteissa ja toisaalta poikkeusoloissa.

Kainuussa annettiin vaaratiedote 30.12.2017 siitä, että hätänumeroon 112 soitettaessa voi esiintyä häiriöitä. Vaaratiedote jouduttiin pitämään voimassa useita päiviä. Kainuun sähkökriisi opetti, että Virve-verkon ja tukiasemien toiminta tulee turvata riittävällä osaamisella ja varavoimalla. Lisäksi toivon, että Virve-puhelimen käyttö tulisi arkipäiväisemmäksi kommunikaatiossa kuntaviranomaisten kanssa.

Tytti Määttä on Kuhmon kaupunginjohtaja sekä Harvaan asutun maaseudun asiantuntijaverkoston puheenjohtaja.

Uusimmat Artikkelit