Erve Uutiset on Suomen Erillisverkot -konsernin julkaisema verkkomedia. // Erillisverkot Twitterissä

Vieraskynä // 8.5.2018

Kriisitilanteessa viranomaisyhteistyön ytimessä on kanssakäymisen pakko

Viranomaisyhteistyö on termi, jonka sisältöä pysähdytään pohtimaan vain harvoin – siitä huolimatta, että se toistuu yhä uudelleen erityisesti varautumiskielessä. Tiivis tiedonvaihto toimii turvallisuustoimijoita yhdistävänä liimana, kirjoittaa kriisiviestinnästä väitellyt valtiotieteen tohtori Maarit Pedak.

Normaalin arjen pysäyttävä vakava kriisitilanne vaatii usean eri organisaation yhteistoimintaa. Vakavassa liikenneonnettomuudessa, laajamittaisessa sähkökatkoksessa tai terrori-iskun kaltaisen rikoksen yhteydessä viranomaisyhteistyö tarkoittaa yhdessä tehtävää johtovastuun määrittelyä ja työnjaon tunnistamista kriisin eri vaiheissa. Kriisitilanne ei pääty pelastusvaiheeseen, vaan viranomaisyhteistyötä tarvitaan evakuoimisen jälkeenkin. Turvallisuustoimijoita yhdistävänä liimana toimii tiivis tiedonvaihto.

Laajamittaista kriisitilannetta ratkaistaessa organisaatiot menettävät autonomisuutensa ja tulevat riippuvaiseksi toinen toisistaan. Silloin yhteyksien luomisen pakko korostaa tiiviin ja ongelmattoman kanssakäymisen merkitystä eri turvallisuustoimijoiden välillä.

.@MaaritPedak: Maaliskuussa 2018 hyväksytyssä väitöskirjassani havaitsin melko hälyttävästi, että eri viranomaiset eivät tunnista johtovastuun jakautumista kriisitilanteen eri vaiheissa. #kriisiviestintä #viestintävastuu

Erve Uutisten Vieraskynässä 4.4.2018 Kuhmon kaupunginjohtaja Tytti Määttä kirjoittaa erinomaisesti ja paikkansa pitävästi viestinnän ratkaisevan suuresta merkityksestä poikkeustilanteiden johtamisessa. Kirjoituksessa todetaan myös, että erilaiset paikalliset harjoitukset auttavat hahmottamaan yhteistyökumppanit, tarpeet ja tiedottamisen merkityksen. On helppo yhtyä ajatukseen, että ilman harjoittelua yhteistyö ei suju tosipaikan tullen.

Viranomaisyhteistyön johtamisesta puhuminen herättää kysymyksen, miten yhteistyötä käytännössä tehdään, kuka johtaa mitäkin ja mitä keinoja käyttäen yhteistyö voi olla johdettavaa. Maaliskuussa 2018 hyväksytyssä väitöskirjassani havaitsin melko hälyttävästi, että eri viranomaiset eivät tunnista johtovastuun jakautumista kriisitilanteen eri vaiheissa.

Kullakin taholla on oma viestintävastuunsa

Johtamisen ja viestinnän vastuut jakautuvat karkeasti pelastusvaiheeseen ja sen jälkeisiin toimenpiteisiin. Pelastusviranomaiset pelastavat ja yhdessä poliisin kanssa rajoittavat vahinkoja, poliisi tutkii tilannetta ja kuntahallinto yhdessä järjestöjen kanssa tukee arkeen palaamista. Kansalaisjärjestöillä ei ole valtuuksia johtaa, sillä normaaliolojen poikkeustilanteita johdetaan viranomaisvastuulla.

Maarit Pedak viranomaisyhteistyö

Maarit Pedak

Johtovastuun lisäksi viranomaisella on myös vastuu omasta perustehtävästään. Poliisia tarvitaan aina silloin, kun pitää kerätä ihmisten nimiä, sillä vain poliisilla rajaviranomaisen lisäksi on oikeus vaatia henkilötietoja. Tulipalotilanteessa sosiaalialan ammattilainen ei ole henkilö, joka kerää rakennuksessa asuvien nimiä, sillä hänellä ei ole poliisin valtuuksia. Lisäksi hänellä on oma tehtävänsä ja oma vastuualueensa. Viestintä, viranomaisten keskeisenä tapahtuva sisäinen kriisiviestintä ja mediaväitteinen ulkoinen viestintä, noudattaa selkeää työnjakoa. Jokainen toimija vastaa omasta osa-alueestaan, johtaa sitä ja viestii siitä eikä astu toisten tontille.

Viranomaisyhteistyössä tarvitaan myös yksityisen sektorin organisaatioita, kuten pörssiyrityksiä. Kriisin omistaja on organisaatio, julkinen tai yksityinen, joka edustaa kriisitilanteen tapahtumapaikkaa, kohdetta tai aiheuttajaa.

Kriisin omistajille tulee viranomaisyhteistyössä oma merkittävä johto- ja viestintävastuunsa. Tuhoisassa liikenneonnettomuudessa kuljetusyhtiöllä on tietoa, jota tarvitaan tilannetajun ja -ymmärryksen tuottamiseksi. Lentoyhtiöllä on hallussaan matkustajalistat ja muut onnettomuusvälineeseen liittyvät tiedot. Lisäksi se johtaa luonnollisesti omaa poikkeustilanteesta johtuvaa toimintaansa sekä huolehtii onnettomuuteen joutuneiden matkustajien hätääntyneiden läheisten tiedusteluihin vastaamisesta. Lentoyhtiöihin vertautuvat myös muut kuljetusyhtiöt, kuten VR.

Julkishallinnon organisaatiolle viestintävastuu näyttäytyy erilaisena kuin yksityisille pörssiorganisaatioille. Varautumisessa on hyvä havaita jo etukäteen se, että yritys kriisin omistajana on turvallisuustoimijoiden kaltainen viestijä samalla, kun sitä ohjaa pörssiyritysten ajattelutapa ja viestinnän säädökset.

.@MaaritPedak: Keskinäistä työnjakoa hämärtää usein se, että vakavassa kriisitilanteessa puhutaan johtavasta viranomaisesta. Tilanteen johtovastuun sijaan pitäisi selkeyden vuoksi puhua koordinointivastuusta. #kriisitilanne #koordinointivastuu

Keskinäistä työnjakoa hämärtää usein myös se, että vakavassa kriisitilanteessa puhutaan johtavasta viranomaisesta. Tilanteen johtovastuun sijaan pitäisi selkeyden vuoksi puhua koordinointivastuusta. Johto- ja viestintävastuu -puhe voi synnyttää virheellisen ajatuksen siitä, että suuronnettomuutta koordinoiva poliisi- tai pelastusviranomainen viestii kaikesta, myös muiden organisaatioiden asioista. Koulurakennuksen tulipalossa pelastusviranomaisen tehtävä ei yllä koulun johtamiseen liittyvään viestintään. Ei paikallinen pelastusviranomainen viesti vanhemmille siitä, milloin ja missä koulutyö jatkuu, vaan se kuuluu koulun rehtorille ja opetustoimelle. Sähköyhtiön ei luonnollisesti kannata luovuttaa viestintätehtäväänsä pelastusviranomaisille, joilla ei voi olla hallussaan sähkökatkon syihin liittyvää tietoa.

Normaaliolojen poikkeustilannetta johtavalla taholla, poliisi- ja pelastusviranomaiselle, on keskeinen rooli yhteistyössä. Johtava viranomaistoimija on yhteistyötä vaaliva voima, joka viestinnän avulla liittää yhteen kriisitilanteen ratkaisemiseksi tarvittavat turvallisuustoimijat. Alueellisessa varautumisessa viranomaisyhteistyötä tekevät tahot voivat tunnistaa oman tehtävänsä ja muiden vastuut johtamisessa ja viestinnässä. Työnjaon ja vastuiden selkeyttäminen onkin merkittävin etu, joita yhteiset valmiusharjoitukset tarjoavat.

 

Maarit Pedak on valtiotieteen tohtori ja kauppatieteiden maisteri, joka väitöskirjassaan tutkii kriisiviestintää ja -johtamista sekä viranomaisyhteistyötä alue- ja paikallistasoilla normaaliolojen poikkeustilanteissa.

 

Uusimmat Artikkelit